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Implementación de la Nómina Electrónica

La Nómina Electrónica se trata de un documento digital impulsado por la resolución No. 000013 de la DIAN emitida el 11 de febrero de 2021, que equivale a la tradicional nómina de empleados, y que se diferencia por presentarse bajo un archivo electrónico que puedes enviar a tus empleados por correo electrónico en formato .PDF, por ejemplo.

Para efectos de la DIAN, la Nómina Electrónica es un comprobante que le brinda a las empresas la posibilidad de tomar los pagos a sus empleados y presentarlos como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo .XML.

¿Quiénes deben implementarla?

De acuerdo a la información emitida por la DIAN, se incluye a toda empresa o persona natural que tenga empleados, y deben hacerlo bajo las siguientes fechas estipuladas:

  • Empresas con entre 1 y 10 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de diciembre de 2021.
  • Empresas con entre 11 y hasta 100 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de noviembre de 2021.
  • Empresas con entre de 101 y 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de octubre de 2021.
  • Empresas con más de 250 empleados: tienen como fecha máxima para iniciar a generar Nómina Electrónica el 1 de septiembre de 2021.

Además, es importante aclarar que todas estas empresas primero deben habilitarse en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica Disponible desde el 18 de agosto 2021).

Implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: Habilitación a partir del 21 de abril del 2022 y la fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina será en mayo del 2022.

¿Cada cuánto se presenta la información a la DIAN?

  1. La generación de la nómina de acuerdo a la periodicidad de la empresa: Si en tu empresa la nómina se genera cada 10 días, cada 15 días o de manera mensual, no tiene porque cambiar, puede seguir siendo la misma. Sin embargo, deberás tener presente que si existe una periodicidad indicada por resolución para el envío de la información a la DIAN, que justamente te lo explicamos en el punto dos.
  2. Envió de información a la DIAN: De acuerdo al proyecto resolución que publicó la DIAN: El soporte de pago de nómina electrónica, se deberá presentar los primeros 10 días del mes siguiente al que realice el pago. Es decir, tendrás esos días para enviar esos conceptos que pagaste a los empleados durante ese mes, mediante un formato XML.

¿Qué debe contener la nómina electrónica?

  1. La denominación de documento soporte de pago de nómina electrónica, expresamente. 
  2. Apellidos y nombre(s) o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (artículo 4 de  la resolución)
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el (artículo 4 de esta resolución)
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
  8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina,  menos el valor total de deducido de nómina.
  9. El medio de pago.
  10. Fecha y hora de generación.
  11. La firma digital del sujeto obligado a generar, transmitir y validar y el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica (artículo 4 de  la resolución).
  12. La firma electrónica será una herramienta que garantizará la autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software.

Beneficios de su implementación

  1. Conservar los históricos de mis pagos de nómina en la nube.
  2. Reportes inteligentes en tiempo real del comportamiento.
  3. Tomar los pagos realizados como un descuento tributario.
  4. Amigables con el medio ambiente.
  5. Digitalización de las empresas.

Descarga el Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica – Versión 1.0

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